Polityka prywatności i Cookies

BEZPIECZEŃSTWO INFORMACJI ZACZYNA SIĘ OD ODPOWIEDZIALNEGO PODEJŚCIA DO DANYCH I PRYWATNOŚCI.

Dlatego przykładamy szczególną wagę do tego, aby Dane Osobowe osób korzystających z SZBIhub były przetwarzane w sposób bezpieczny, przejrzysty i zgodny z obowiązującymi przepisami prawa.

Kiedy odwiedzasz naszą stronę internetową, korzystasz z Platformy lub kontaktujesz się z nami, możemy przetwarzać Twoje Dane Osobowe. Robimy to zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (“RODO”), stosując odpowiednie środki służące ochronie danych i prywatności.

W niniejszej Polityce Prywatności wyjaśniamy, kim jesteśmy, jakie Dane Osobowe przetwarzamy, w jakich celach i na jakich zasadach to robimy, komu możemy je udostępniać, jak długo je przechowujemy oraz jakie prawa Ci przysługują.

Polityka Prywatności ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi umowy. Możemy ją okresowo aktualizować, w szczególności w związku ze zmianami przepisów prawa, funkcjonalności SZBIhub lub sposobu świadczenia naszych usług. Aktualna wersja Polityki Prywatności jest zawsze dostępna na stronie SZBIhub.

1. Słowniczek - podstawowe pojęcia

DANE OSOBOWE - wszystkie odnoszące się do Ciebie informacje, które przetwarzamy. Na przykład: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, itp.

PRZETWARZANIE - wszelkie czynności wykonywane na Danych Osobowych. Na przykład: gromadzenie, przechowywanie, aktualizacja, usuwanie danych.

Wszystkie użyte w Polityce Prywatności i Cookies słowa/terminy pisane z wielkiej litery, niezdefiniowane powyżej, powinny być rozumiane w znaczeniu przypisanym im Regulaminem, chyba, że z kontekstu, w którym zostały użyte, jasno wynika inne znaczenie.

2. Administrator danych i kontakt

1. Administratorem danych osobowych opisanych w niniejszej polityce jest Normfort sp. z o.o., wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001256018 (Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy KRS), NIP 5223379795, REGON 545337418, z siedzibą: ul. Dywizjonu 303 139/55, 01-470 Warszawa (dalej: “my”, “Administrator”).
2. Kontakt we wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych: kontakt@szbihub.pl.

3. Kogo i czego dotyczy ta polityka

1. Niniejsza Polityka Prywatności dotyczy przede wszystkim:
   1. Odwiedzający stronę publiczną szbihub.pl (w tym korzystający z dostępnych na niej narzędzi);
   2. Partnerzy, Klienci i ich użytkownicy - osoby zakładające i używające kont na platformie SZBIhub (Klient to przedsiębiorca korzystający z platformy na potrzeby własnej organizacji na podstawie Regulaminu platformy SZBIhub - klient końcowy);
   3. Osoby kontaktujące się z nami - e-mail oraz zgłoszenia wsparcia i reklamacje.
2. W odniesieniu do Danych Osobowych tych osób działamy jako Administrator.
3. W zakresie Danych Osobowych wprowadzanych przez Partnera lub Organizację do Platformy w ramach korzystania z jej funkcjonalności, w szczególności danych zawartych w rejestrach, dokumentach lub innych materiałach Organizacji, działamy jako podmiot przetwarzający lub dalszy podmiot przetwarzający. Zasady takiego przetwarzania określa DPA. Administratorem tych danych pozostaje odpowiednio Partner lub Organizacja, zgodnie z rolami wynikającymi z konkretnej relacji.

4. Jakie dane przetwarzamy, po co i na jakiej podstawie

1. ODWIEDZASZ STRONĘ SZBIHUB

Kiedy odwiedzasz naszą stronę internetową, możemy przetwarzać informacje techniczne związane z korzystaniem ze strony, takie jak adres IP, informacje o urządzeniu, przeglądarce, czasie dostępu oraz informacje dotyczące błędów technicznych.

Przetwarzamy te dane w celu zapewnienia prawidłowego działania strony, bezpieczeństwa naszych systemów oraz wykrywania i zapobiegania nadużyciom.

Podstawą prawną przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa i prawidłowego działania naszych usług.

2. ZAKŁADASZ KONTO LUB KORZYSTASZ Z PLATFORMY SZBIHUB

W celu utworzenia i obsługi Konta możemy przetwarzać Twoje dane identyfikacyjne i kontaktowe, w szczególności imię i nazwisko, służbowy adres e-mail, informacje dotyczące Partnera albo Klienta, którego reprezentujesz (przy zakładaniu Konta przez Klienta także nazwę przedsiębiorcy i numer NIP), Twoją rolę oraz informacje związane z korzystaniem z Konta.

Przetwarzamy te dane w celu utworzenia Konta, zapewnienia dostępu do Platformy, świadczenia Usługi, zapewnienia bezpieczeństwa Konta oraz obsługi relacji z Partnerem albo Klientem.

Jeżeli jesteś stroną Umowy zawartej z nami, podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Jeżeli korzystasz z Platformy jako osoba działająca w imieniu Partnera albo Klienta, podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO - nasz prawnie uzasadniony interes polegający na realizacji współpracy z Partnerem albo Klientem.

3. KONTAKTUJESZ SIĘ Z NAMI LUB KORZYSTASZ ZE WSPARCIA

Jeżeli kontaktujesz się z nami, możemy przetwarzać dane identyfikacyjne i kontaktowe, treść korespondencji oraz informacje techniczne związane ze zgłoszeniem.

Dane te wykorzystujemy w celu udzielenia odpowiedzi, zapewnienia wsparcia, obsługi reklamacji oraz prawidłowej realizacji naszych usług.

Podstawa prawna przetwarzania zależy od charakteru kontaktu. Jeżeli kontakt dotyczy zawartej Umowy lub jej realizacji, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. W pozostałych przypadkach podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO - nasz prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu komunikacji i obsłudze zgłoszeń.

4. OTRZYMUJESZ OD NAS INFORMACJE ZWIĄZANE Z USŁUGĄ

Możemy kontaktować się z Tobą w sprawach związanych z działaniem Platformy, Twoim Kontem lub korzystaniem z Usługi, w szczególności przekazując informacje techniczne, dotyczące bezpieczeństwa, zmian funkcjonalności lub istotnych zmian sposobu świadczenia Usługi.

W tym celu możemy przetwarzać Twoje dane kontaktowe oraz informacje dotyczące Konta.

Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO - w zakresie niezbędnym do wykonania Umowy, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO - w zakresie, w jakim przetwarzanie wynika z naszego uzasadnionego interesu polegającego na zapewnieniu prawidłowej komunikacji z Użytkownikami.

5. KORZYSTASZ Z TREŚCI EDUKACYJNYCH LUB ZAPISUJESZ SIĘ NA KOMUNIKACJĘ

Jeżeli zapiszesz się na otrzymywanie określonych materiałów lub komunikacji, możemy przetwarzać Twój adres e-mail oraz informacje związane z takim zapisem.

Podstawą prawną przetwarzania jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą możesz wycofać w każdej chwili.

6. KORZYSTASZ Z PŁATNYCH FUNKCJONALNOŚCI PLATFORMY

W związku z korzystaniem z płatnych Planów możemy przetwarzać informacje związane z Twoim Kontem, wybranym Planem, statusem subskrypcji oraz rozliczeniami.

Obsługę płatności zapewnia zewnętrzny dostawca płatności, który przetwarza dane zgodnie z własnymi zasadami ochrony prywatności.

Podstawą prawną przetwarzania jest odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. b, c oraz f RODO.

7. USTALAMY, DOCHODZIMY LUB BRONIMY NASZYCH PRAW

Możemy przetwarzać dane związane z zawarciem i wykonywaniem Umowy, korzystaniem z Platformy, komunikacją oraz historią działań na Koncie w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, a także wykazania zgodności naszych działań z obowiązującymi przepisami.

Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO - nasz prawnie uzasadniony interes polegający na ochronie naszych praw oraz zapewnieniu rozliczalności naszych działań, a w zakresie obowiązków prawnych - art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Podanie Danych Osobowych jest co do zasady dobrowolne. W niektórych przypadkach podanie określonych danych jest jednak niezbędne do zawarcia Umowy, utworzenia Konta, korzystania z Platformy lub uzyskania odpowiedzi na Twoje zgłoszenie. Brak podania wymaganych danych może uniemożliwić wykonanie określonej czynności.

8. ODWIEDZASZ STRONĘ SZBIHUB.PL - STATYSTYKI ODWIEDZIN

W celu pomiaru zagregowanych statystyk odwiedzin strony szbihub.pl, w tym kliknięć linków wychodzących, korzystamy z narzędzia Plausible. Działa ono jako oprogramowanie self-host na naszej własnej infrastrukturze w UE, pod adresem plausible.szbihub.pl, i nie jest odrębnym podmiotem przetwarzającym. Narzędzie działa w trybie bezcookiesowym: bez trwałego identyfikatora użytkownika i bez identyfikatora zapisywanego w przeglądarce, bez profilowania między witrynami, a adresy IP nie są przechowywane w statystykach. Wyniki pomiaru oglądamy wyłącznie w formie zagregowanej. Narzędzie zapisuje adres odwiedzanej podstrony, stronę odsyłającą i parametry kampanii (utm), kraj ustalony na podstawie adresu IP, typ urządzenia, przeglądarkę i system operacyjny, czas wizyty i zaangażowania oraz kliknięty link wychodzący. Adres IP i pełny identyfikator przeglądarki (User-Agent) są używane tylko w chwili pomiaru i nie są zapisywane. Do zliczania unikalnych odwiedzin narzędzie wylicza skrót z adresu IP, identyfikatora przeglądarki (User-Agent), domeny strony i losowej soli zmienianej codziennie i usuwanej najpóźniej po 48 godzinach. Po usunięciu soli skrótu nie da się ponownie wyliczyć ani powiązać z adresem IP. Aplikacja SZBIhub (app.szbihub.pl) z tego narzędzia nie korzysta.

Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO - nasz prawnie uzasadniony interes polegający na pomiarze zagregowanych statystyk odwiedzin strony szbihub.pl, w tym kliknięć linków wychodzących.

Prawa, które przysługują Ci w związku z tym przetwarzaniem, w tym prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie, opisuje sekcja 8.

5. Odbiorcy danych

1. W związku ze świadczeniem usług możemy korzystać z usług zewnętrznych dostawców, którzy wspierają nas w działaniu SZBIhub. Podmioty te mogą uzyskiwać dostęp do Danych Osobowych wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji powierzonych im zadań oraz na podstawie odpowiednich umów regulujących zasady przetwarzania danych.
2. Do takich podmiotów należą w szczególności dostawcy usług infrastrukturalnych i hostingowych, dostawcy rozwiązań wykorzystywanych do obsługi Platformy, komunikacji elektronicznej, przechowywania danych oraz zapewnienia bezpieczeństwa naszych systemów.
3. Aktualna lista podmiotów przetwarzających oraz informacji dotyczących przetwarzania danych jest dostępna w załączniku do DPA - Lista podprocesorów.
4. W zakresie obsługi płatności za Plany Płatne korzystamy z usług Paddle.com Market Limited, które działa jako Merchant of Record oraz niezależny administrator danych w zakresie realizowanych przez siebie transakcji. Zasady przetwarzania danych przez Paddle określa ich własna polityka prywatności dostępna na stronie Paddle (paddle.com/privacy).
5. Dane mogą być ujawnione uprawnionym organom, gdy wymaga tego prawo.
6. Nie sprzedajemy danych osobowych i nie udostępniamy ich brokerom danych ani sieciom reklamowym.

6. Przekazywanie danych poza EOG

1. W związku z korzystaniem z usług naszych dostawców technologicznych Dane Osobowe mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
2. Korzystamy przede wszystkim z dostawców infrastruktury, usług hostingowych, komunikacji elektronicznej oraz innych narzędzi wspierających działanie SZBIhub. Aktualna lista wykorzystywanych dostawców oraz informacje dotyczące lokalizacji przetwarzania danych są dostępne w dokumentacji dotyczącej bezpieczeństwa oraz w załączniku do DPA.
3. W przypadku przekazywania Danych Osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy stosujemy odpowiednie mechanizmy wymagane przez przepisy RODO, w szczególności decyzje Komisji Europejskiej stwierdzające odpowiedni stopień ochrony lub standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską, wraz z wymaganymi środkami uzupełniającymi, jeżeli są konieczne.

7. Jak długo przechowujemy dane

8. Prawa osób, których dane dotyczą

1. W zakresie, w jakim jesteśmy administratorem, każdej osobie przysługują prawa z RODO: dostępu do danych (art. 15), sprostowania (art. 16), usunięcia (art. 17), ograniczenia przetwarzania (art. 18), przenoszenia danych (art. 20), sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie (art. 21), a w przypadku przetwarzania opartego na zgodzie - prawo cofnięcia zgody w każdym czasie (bez wpływu na zgodność przetwarzania przed cofnięciem).
2. Aby skorzystać ze swoich praw lub uzyskać informacje dotyczące przetwarzania Twoich Danych Osobowych, możesz skontaktować się z nami pod adresem: kontakt@szbihub.pl. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania, z uwzględnieniem zasad określonych w art. 12 RODO.
3. Jeżeli uznasz, że przetwarzamy Twoje Dane Osobowe niezgodnie z przepisami prawa, masz prawo wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego. W Polsce organem tym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
4. Jeżeli żądanie dotyczy danych, które przetwarzamy jako podmiot przetwarzający (dane organizacji klienckiej), przekażemy je administratorowi tych danych (organizacji lub partnerowi) i poinformujemy o tym zgłaszającego.

9. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Nie podejmujemy wobec osób decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływają.

10. Bezpieczeństwo danych

1. Przykładamy szczególną wagę do bezpieczeństwa przetwarzanych Danych Osobowych. Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne dostosowane do ryzyka związanego z przetwarzaniem danych, zgodnie z art. 32 RODO.
2. W ramach stosowanych środków zapewniamy w szczególności odpowiednią ochronę infrastruktury i systemów, kontrolę dostępu, zabezpieczenie transmisji danych, mechanizmy zapewniające poufność i integralność danych oraz rozwiązania służące zapewnieniu ciągłości działania i ochronie przed nieuprawnionym dostępem.
3. Szczegółowe informacje dotyczące stosowanych środków bezpieczeństwa w zakresie przetwarzania danych powierzonych przez Partnerów i Organizacje określa DPA oraz dokumentacja bezpieczeństwa SZBIhub.

11. Dane organizacji klienckich (działamy jako podmiot przetwarzający)

1. Łańcuch ról przy danych wprowadzanych do środowiska organizacji klienckiej: organizacja (administrator) -> partner (podmiot przetwarzający organizacji, świadczący jej usługę) -> Normfort sp. z o.o. (dalszy podmiot przetwarzający, dostawca narzędzia) -> nasi podprocesorzy infrastrukturalni. W wariancie, w którym partner prowadzi na platformie własne SZBI, partner jest administratorem, a my podmiotem przetwarzającym.
2. Warunki tego przetwarzania (przedmiot, czas, obowiązki, podpowierzenie, audyty, zgłaszanie naruszeń) reguluje DPA - umowa powierzenia oparta na art. 28 RODO, stanowiąca załącznik do Regulaminu.
3. W tym zakresie nie decydujemy o celach i sposobach przetwarzania: nie wykorzystujemy danych organizacji do własnych celów, nie trenujemy na nich modeli i nie łączymy ich między partnerami.

12. Czym są pliki “cookie” i inne podobne rozwiązania technologiczne? W jaki sposób i w jakim celu z nich korzystamy?

1. Pliki cookie to niewielkie pliki danych, które zapisują się na Twoim urządzeniu w czasie, gdy odwiedzasz Serwis i np. przechowują informacje o Twoim korzystaniu z Serwisu.
2. Informacje zgromadzone w plikach cookie nie zawsze stanowią Dane Osobowe w rozumieniu RODO. Niektóre informacje, w zależności od ich zawartości i sposobu wykorzystania, mogą jednak zostać powiązane z konkretną osobą (przypisanie pewnych zachowań konkretnej osobie, np. poprzez powiązanie ich z danymi podanymi przy zapisaniu się do Newslettera), a tym samym zostać uznane za Dane Osobowe.
3. Oczywiście możesz zmienić sposób korzystania z plików cookies, w tym całkowicie je zablokować bądź usunąć za pomocą ustawień przeglądarki internetowej lub aplikacji mobilnej. Musisz jednak pamiętać, że tego typu operacje mogą uniemożliwić albo istotnie utrudnić prawidłowe działanie naszego Serwisu, chociażby poprzez znaczące spowolnienie jego funkcjonowania, dlatego zalecamy niewyłączanie ich obsługi w przeglądarce lub aplikacji.
4. W Serwisie korzystamy z plików cookies sesyjnych (lub innych podobnych rozwiązań technologicznych), które pozostają zapisane na Twoim komputerze lub urządzeniu mobilnym do momentu wylogowania z Serwisu lub wyłączenia oprogramowania.
5. W zależności od przypadku możemy korzystać w szczególności z następujących typów plików cookie (lub innych podobnych rozwiązań):
   1. technicznych - konieczne dla poprawnego działania Serwisu / Aplikacji i funkcjonalności dostępnych w ramach Serwisu / Aplikacji; te pliki cookie nie są używane do śledzenia odwiedzających;
6. Szczegółowy opis cookies, z jakich korzystamy, zawiera Polityka cookies.

13. Zmiany polityki

1. Polityka Prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w związku ze zmianami przepisów prawa, funkcjonalności Platformy lub sposobu, w jaki przetwarzamy Dane Osobowe.
2. Aktualna wersja Polityki Prywatności jest dostępna na stronie SZBIhub. W przypadku istotnych zmian możemy poinformować o nich użytkowników odpowiednimi kanałami komunikacji, w szczególności poprzez komunikat w Platformie lub na stronie internetowej.
3. Wersje Polityki Prywatności mogą być archiwizowane, a data ostatniej aktualizacji jest wskazana w dokumencie.